Angajat IT sau externalizare IT? Cum compari costul real pentru o firmă cu 10–30 de calculatoare

O firmă cu 10–30 de calculatoare ajunge, la un moment dat, la aceeași întrebare: angajăm pe cineva pentru IT sau lucrăm cu o firmă externă? Care variantă costă mai puțin, de fapt?

Comparația pare simplă — un salariu față de un abonament lunar —, dar în costul real intră mult mai multe lucruri decât se văd pe fluturaș sau pe factură. Mai jos găsești ce să pui în calcul pe fiecare parte, un exemplu de calcul pentru firmele mici și semnele care arată când are sens fiecare variantă.

Ce intră în costul real al unui angajat IT?

Salariul net e doar punctul de plecare. Pentru o comparație corectă, adună tot ce plătește firma pentru ca postul să funcționeze tot anul:

• Salariul brut și contribuțiile angajatorului — costul total pe statul de plată, nu suma primită de angajat.
• Concediile și zilele libere — în zilele în care omul de IT lipsește, cineva trebuie totuși să răspundă când cade internetul sau nu pornește un calculator.
• Instruirea și certificările — Microsoft 365, securitate, backup, rețelistică: tehnologia se schimbă de la an la an.
• Instrumentele de lucru — monitorizare, acces de la distanță, evidența tichetelor, backup, antivirus administrat central. Pentru o singură persoană, licențele acestor instrumente costă proporțional mult.
• Recrutarea și riscul de plecare — timpul în care postul e liber și cunoștințele care pleacă odată cu omul, dacă nimic nu e documentat.

Cifrele concrete diferă de la firmă la firmă, așa că cel mai bine e să faci calculul cu salariile și contractele voastre. Important e să compari costul total pe an, nu doar salariul.

Ce plătești la externalizarea IT?

La externalizarea IT plătești, de regulă, un preț lunar pe dispozitiv. La Openvision, abonamentul pornește de la 20 €/PC/lună și 50 €/server/lună, fără limită de tichete. În schimbul lui primești o echipă, nu o singură persoană: suport remote cu răspuns în sub 15 minute, intervenții la sediu în București și Ilfov când e nevoie și timpi de răspuns asumați în scris, prin SLA.

Instrumentele de monitorizare, acces de la distanță și evidența tichetelor sunt ale furnizorului, deci nu le mai plătești separat. Costul devine previzibil: crește sau scade doar cu numărul de calculatoare și servere.

Exemplu de calcul pentru o firmă mică

Exemplele de mai jos folosesc prețurile de pornire ale abonamentului (fără TVA), ca să ai un reper:

• 10 calculatoare: 10 × 20 € = 200 €/lună.
• 20 de calculatoare și 1 server: 20 × 20 € + 50 € = 450 €/lună.
• 30 de calculatoare și 2 servere: 30 × 20 € + 2 × 50 € = 700 €/lună.

Pune alături costul total lunar al unui angajat IT, calculat ca mai sus — salariu brut, contribuții, instrumente, instruire și acoperirea concediilor. Diferența îți arată cât plătești, de fapt, pentru fiecare variantă. Detalii despre cum se calculează prețul găsești și pe pagina despre prețul externalizării IT.

Ce nu se vede în comparația de preț

Pe lângă bani, contează cine răspunde atunci când apare o problemă:

• Continuitatea. Un angajat are concediu, poate fi bolnav sau poate pleca. O echipă externă acoperă și zilele acelea.
• Specializarea. Un singur om trebuie să știe de toate: imprimante, rețea, servere, Microsoft 365, securitate. O echipă are oameni diferiți pentru lucruri diferite.
• Documentația. Parolele, configurațiile și contractele cu furnizorii trebuie să rămână ale firmei, nu în capul unei persoane. Cere ca documentația să fie predată și actualizată.
• Timpul conducerii. Cu un angajat, cineva din firmă îi coordonează munca. Cu un furnizor, urmărești rapoartele și timpii din contract.

Când are sens un angajat IT intern?

Externalizarea nu e potrivită pentru oricine. Un om de IT în firmă are sens când aveți aplicații interne dezvoltate special pentru voi, când e nevoie zilnic de cineva fizic la birou pentru echipamente specifice sau când numărul de utilizatori e suficient de mare încât postul să fie ocupat tot timpul.

Multe firme aleg și un model mixt: un angajat intern pentru cererile zilnice ale colegilor și un furnizor extern pentru servere, rețea, backup, securitate și acoperirea concediilor. Varianta asta păstrează omul de încredere în birou și elimină riscul ca totul să depindă de o singură persoană.

Cum faci trecerea fără riscuri?

Dacă alegi externalizarea, primul pas e inventarul: ce calculatoare, servere, conturi și licențe aveți și în ce stare sunt. La Openvision, colaborarea începe cu un audit IT pe 9 puncte în primele 30 de zile de contract, iar rezultatul îl primești în scris. Dacă aveți deja un furnizor, preluarea se face în paralel cu el, până când totul e documentat.

Pentru firmele care vor doar suport pentru calculatoarele existente, fără să predea tot departamentul, varianta potrivită e un abonament de suport și mentenanță IT.

Ce să verifici în contractul de externalizare

Un preț mic pe calculator nu ajută dacă abonamentul exclude tocmai lucrurile de care ai nevoie. Înainte de a semna, verifică dacă sunt scrise clar:

• timpii de răspuns și de rezolvare, separat pentru urgențe și pentru cererile obișnuite;
• ce intră în abonament și ce se facturează separat (deplasări, proiecte, echipamente noi);
• dacă există o limită de tichete sau de ore pe lună;
• cine deține documentația și cum se predă dacă vă despărțiți;
• cum se face preluarea de la situația actuală și în cât timp.

Pentru o listă completă, vezi și ghidul despre cum compari ofertele de mentenanță IT.

Întrebări de pus înainte să decizi

• Cât ne costă, pe an, varianta actuală — inclusiv instrumentele, instruirea și zilele fără acoperire?
• Cine răspunde când omul de IT e în concediu sau pleacă din firmă?
• Avem documentate parolele, configurațiile și contractele cu furnizorii?
• Ce timpi de răspuns avem astăzi și sunt scriși undeva?
• Cât timp pierd colegii din cauza problemelor IT nerezolvate la timp?

Dacă vrei să vezi cât ar costa externalizarea IT pentru numărul de calculatoare din firma ta, cere o ofertă gratuită, fără obligații.