Inteligența artificială a devenit rapid un instrument de lucru pentru tot mai multe companii. De la redactarea documentelor și analiza datelor, până la generarea de cod sau automatizarea sarcinilor repetitive, soluțiile AI oferă beneficii reale de productivitate.

Totuși, în multe organizații apare o problemă ignorată frecvent: angajații utilizează aplicații AI prin conturile lor personale, nu prin conturi administrate de companie. Deși această abordare pare comodă, ea poate genera riscuri majore pentru securitate, conformitate și continuitatea activității.

1. Datele companiei ajung în afara controlului organizației

Atunci când un angajat folosește un cont personal într-o platformă AI, compania pierde vizibilitatea asupra informațiilor încărcate.

Pot fi introduse:

• documente interne;
• contracte;
• proceduri;
• liste de clienți;
• date financiare;
• informații comerciale confidențiale;
• cod sursă;
• date cu caracter personal.

În multe situații, organizația nu poate verifica ce informații au fost încărcate, unde sunt stocate și cine mai poate avea acces la ele.

Exemplu:

Un angajat încarcă un contract confidențial într-un chatbot AI folosind adresa personală de e-mail. După plecarea din companie, istoricul conversațiilor și documentele rămân asociate contului personal, fără posibilitatea companiei de a le recupera sau șterge.

2. Plecarea unui angajat poate însemna pierderea cunoștințelor acumulate

Multe persoane folosesc AI pentru:

• documentare;
• construirea de proceduri;
• dezvoltarea de scripturi;
• configurări tehnice;
• analize complexe.

Dacă toate aceste conversații sunt stocate pe un cont personal, întreaga bază de cunoștințe acumulată poate pleca odată cu angajatul.

Compania pierde astfel:

• istoricul proceselor;
• prompturile dezvoltate în timp;
• soluțiile găsite pentru probleme recurente;
• documentațiile generate.

În practică, acest lucru poate însemna sute de ore de muncă pierdute.

3. Riscuri privind GDPR și protecția datelor

Una dintre cele mai mari provocări apare atunci când sunt procesate date personale.

Angajații pot introduce fără intenție:

• nume și prenume;
• adrese de e-mail;
• numere de telefon;
• CNP-uri;
• informații salariale;
• date medicale.

Dacă organizația nu controlează platforma utilizată și nu are acorduri contractuale adecvate cu furnizorul, pot apărea probleme serioase de conformitate.

Pentru companiile care gestionează volume mari de date personale, acest risc devine critic.

4. Nu există control asupra accesului

În mediile enterprise, accesul la aplicații este gestionat prin:

• Microsoft Entra ID (Azure AD);
• Single Sign-On (SSO);
• Multi-Factor Authentication (MFA);
• politici de securitate;
• audit și monitorizare.

Conturile personale funcționează în afara acestor mecanisme.

Rezultatul:

• compania nu poate dezactiva accesul;
• nu poate impune autentificare multifactor;
• nu poate verifica activitatea utilizatorului;
• nu poate aplica politici de retenție sau ștergere a datelor.

Practic, informațiile companiei sunt accesate printr-un cont asupra căruia firma nu are niciun control.

5. Creșterea riscului de scurgeri de informații

Atacatorii cibernetici nu caută întotdeauna să compromită infrastructura companiei. Uneori este mai simplu să compromită contul personal al unui utilizator.

Dacă respectivul cont conține:

• conversații cu AI;
• documente atașate;
• analize interne;
• proceduri tehnice;
• impactul poate fi semnificativ.

În lipsa unor politici de securitate administrate centralizat, compania depinde exclusiv de nivelul de protecție ales de fiecare utilizator.

6. Lipsa trasabilității și a auditului

În cazul unui incident, organizația trebuie să poată răspunde la întrebări esențiale:

• Cine a încărcat documentul?
• Când a fost accesat?
• Cine a distribuit informația?
• Ce utilizator a generat conținutul?

Când sunt folosite conturi personale, aceste răspunsuri sunt de multe ori imposibil de obținut.

Pentru companiile din domenii reglementate, lipsa auditului poate crea probleme atât operaționale, cât și juridice.

7. Costuri ascunse și fragmentarea informațiilor

Utilizarea necontrolată a conturilor personale generează un fenomen cunoscut drept „Shadow IT”.

Fiecare angajat își creează propriul cont, propriile setări și propriile fluxuri de lucru.

Consecințele:

• informații dispersate;
• proceduri neuniforme;
• dificultăți în colaborare;
• lipsa standardizării;
• costuri suplimentare de suport și administrare.

În loc să beneficieze de avantajele AI la nivel organizațional, compania ajunge să gestioneze un ecosistem fragmentat și greu de controlat.

Care este abordarea corectă?

Companiile ar trebui să implementeze utilizarea AI într-un mod controlat:

• Conturi enterprise administrate centralizat
• Integrare cu Microsoft 365 și Entra ID
• Politici clare privind datele care pot fi încărcate
• Training pentru utilizatori
• Monitorizare și audit al utilizării
• Soluții AI care oferă garanții contractuale pentru protecția datelor

Astfel, organizația poate beneficia de avantajele inteligenței artificiale fără a compromite securitatea informațiilor și conformitatea cu reglementările în vigoare.

Concluzie

Inteligența artificială reprezintă una dintre cele mai importante tehnologii adoptate de companii în ultimii ani. Cu toate acestea, utilizarea ei prin conturi personale poate transforma un instrument de productivitate într-o sursă de risc major.

Datele companiei, know-how-ul acumulat și informațiile sensibile trebuie să rămână sub controlul organizației, nu în conturi personale asupra cărora firma nu are vizibilitate sau autoritate.

La Openvision, recomandăm implementarea soluțiilor AI prin conturi corporate și politici de guvernanță clare, astfel încât beneficiile tehnologiei să fie valorificate în siguranță, fără compromisuri privind securitatea și protecția datelor.